Akibat dari pandemik coronavirus (Covid-19) yang melanda dunia kini, kita dapat menyaksikan ada organisasi yang tidak mempunyai pelan kesinambungan perniagaan, bergelut dengan situasi dan cuba meneruskan perniagaan dalam keadaan sekatan pergerakan yang dikenakan di seluruh negara. Apabila ini berlaku, banyak pihak yang mengecam tindakan sesetengah organisasi yang dilihat mengabaikan arahan untuk bersama-sama menentang wabak ini dari terus berleluasa. Malah sudah ada syarikat pembinaan yang dikenakan tindakan kerana ingkar akan arahan sekatan yang dikeluarkan oleh kerajaan. Dalam masa yang sama, kita juga telah menyaksikan bagaimana sesebuah perniagaan menghadapi situasi dimana salah seorang pekerja mereka dijangkiti virus covid19. Lalu tindakan segera diambil termasuk langkah pembasmian kuman dilakukan sebelum beroperasi semula.

Pandemik Covid-19 membuktikan setiap perniagaan memerlukan Pelan Kesinambungan Perniagaan (Busines Continuity Plan)

Di sini kami tidak membincangkan sebarang persetujuan atau tidak setuju dengan tindakan mereka ini. Tanpa memahami objektif operasi mereka, tidak mungkin kami boleh membuat penghakiman atas tindakan yang mereka lakukan. Mungkin operasi mereka merupakan operasi keperluan bagi kelangsungan hidup rakyat, atau sekadar mengaut keuntungan dari situasi ini. Atau mungkin keputusan melaksanakan operasi tersebut dibuat atas dasar mengurangkan impak kerugian serta memastikan kelangsungan perniagaan syarikat walaupun selepas wabak (Covid-19). Bayangkan sekiranya operasi syarikat bergantung penuh terhadap bahan mentah yang tidak boleh disimpan lama, kegagalan meneruskan operasi akan mengakibatkan kerugian yang besar sehingga boleh menyebabkan syarikat gulung tikar. Bagaimana dengan pekerja-pekerja mereka selepas berakhirnya wabak ini? Bencana ekonomi pula mungkin akan melanda. Ini sekadar contoh yang boleh difikirkan.

Apa yang penting disini ialah untuk menyatakan bahawa sebenarnya terdapat kaedah bagaimana majikan dan pemilik perniagaan boleh meminimumkan masa pemulihan dan mengurangkan kerugian perniagaan selepas berakhirnya wabak. Dengan ini majikan tidak akan gusar sekiranya perniagaan mereka terpaksa ditutup (sepenuhnya atau sebahagian) akibat penularan wabak penyakit. kaedah ini dipanggil Pelan Kesinambungan Perniagaan yang menetapkan bagaimana sesebuah organisasi bersedia untuk pandemik dan terus beroperasi selepas bencana. Selain dari memastikan kelangsungan dan meminimakan impak terhadap perniagaan, pelan ini juga membantu usaha pihak berkuasa melaksanakan langkah membendung kemerebakan wabak dari menjadi tidak terkawal.

Bagaimana Pelan Kesinambungan Perniagaan diwujudkan?

Terdapat pelbagai pendekatan yang sering digunakan oleh organisasi yang bersiap sedia menghadapi pandemik terutamanya Covid-19. Paling umum Pelan Kesinambungan Perniagaan biasanya memasukkan 4 elemen utama :

Pelan pengurusan risiko – Mengenal pasti risiko, menilai kesan risiko dan membangunkan strategi untuk menguruskan risiko kepada perniagaan semasa pandemik. Ia boleh merupakan sebahagian dari proses atau sistem pengurusan risiko yang umumnya diadakan dikebanyakan perniagaan.

Analisis kesan perniagaan – merupakan elemen unik dalam pelan kesinambungan perniagaan yang secara khusus mengenal pasti aktiviti yang penting untuk kelangsungan perniagaanyang boleh terjejas akibat pandemik dan memberi keutamaan kepada apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan kelangsungan perniagaan apabila berlaku pandemik.

Pelan tindakan insiden – menggariskan tindakan untuk menghadkan kemudaratan sekiranya wujud potensi kontak atau jangkitan.

Pelan pemulihan – bertujuan memendekkan masa pemulihan dan meminimumkan kerugian perniagaan berikutan pandemik. Ia menetapkan langkah teras yang perlu dilaksanakan untuk menyambung semula operasi serta langkah seterusnya untuk mencapai operasi perniagaan normal.

Sebagai sebahagian daripada perancangan sebuah pelan kesinambungan perniagaan, berikut merupakan antara proses yang perlu dilaksanakan (tidak terhad kepada):

Mengenal pasti operasi teras, dan apa yang diperlukan untuk mengekalkan rantaian bekalan dan proses;

Mengenal pasti pengaturan kakitangan ketika pandemik, seperti perancangan penggantian dan lintas kemahiran;

Memastikan perlindungan kesihatan kakitangan dan orang lain;

Menetapkan strategi komunikasi maklumat untuk pekerja, pelanggan dan pembekal;

Mempertimbangkan implikasi kewangan, seperti aliran tunai, kenaikan kos dan insurans;

Mengenal pasti pelan kontingensi untuk yang tidak dijangka;

Menguji pelan dan menambahbaik pelan sedia ada.